1. Получение запроса от заказчика:

Входящий запрос от заказчика
Первичный контакт

2. Проработка запроса Заказчика:

Необходимо ввести в систему всю входящую информацию от Заказчика, а также информацию, полученную в результате телефонного разговора:
краткое описание запроса (документ «Интерес»);
в карточку клиента — реквизиты контактного лица, реквизиты компании Заказчика;
Прикрепить в карточку клиента файл с реквизитами организации. Если данных о компании нет — запросить.
По результатам общения с клиентом мы понимаем целевой это клиент или нет.
Если не целевой — указываем в системе в документе «Интерес» причину отклонения.
Если целевой, формируем предложение.

3. Подготовка и согласование КП:

Подготавливаем коммерческое предложение (документ КП) по запросу клиента и проводим его согласование внутри компании «N».
Структура внутреннего согласования зависит от Суммы коммерческого предложения:
1. Сумма КП менее 5000$ (менее 300.000 рублей) — менеджер;
2. Сумма КП от 5000$ до 50.000$ (от 300.000 до 3.000.000 рублей) — менеджер + Технический директор;
3. Сумма КП более 50.000$ (более 3.000.000 рублей) — Менеджер + Технический директор + Генеральный директор.

4. КП на рассмотрении Заказчика:

После отправки КП необходимо позвонить клиенту и убедиться, что он получил предложение.
Согласовать дату следующей коммуникации для дальнейшего обсуждения (письмо или телефон, личная встреча).
Все переговоры и взаимодействия менеджера с Заказчиком должны быть зафиксированы в документе «Интерес» с установкой даты, когда было произведено данное взаимодействие.
Если в результате переговоров клиент отказался от предложения — указываем в системе в документе «Интерес» причину отклонения. Если целевой, формируем предложение.
Если попросил внести изменения в предложение — формулируем новое КП и при необходимости заново его согласовываем с коллегами.
Когда клиент соглашается на наше предложение мы понимаем по какой из схем взаимодействия будем работать дальше:
1. Работа по выставленному счёту — Предоплата 100%
2. Работа по типовому Договору «N»
3. Работа по Договору Заказчика

5. Подготовка и согласование Договора

При выборе схемы взаимодействия «Работа по типовому Договору „N“», требуется подготовить Договор по шаблону и согласовать внутри компании «N».
Структура внутреннего согласования не зависит от Суммы сделки и будет включать в себя схему: Менеджер + Технический директор.
При выборе схемы взаимодействия «Работа по Договору Заказчика», требуется подготовить Договор по шаблону Заказчика и согласовать внутри компании «N».
Структура внутреннего согласования не зависит от Суммы сделки и будет включать в себя схему: менеджер + Технический директор + Главный бухгалтер + Генеральный директор.
После согласования договор/спецификация и счёт на оплату направляются на рассмотрение Заказчика.

6. Договор на рассмотрении Заказчика

Все переговоры и взаимодействия менеджера с Заказчиком ДОЛЖНЫ быть зафиксированы в документе «Интерес».
Если в результате переговоров клиент отказался от условий договора — указываем в системе в документе «Интерес» причину отклонения.
Если попросил внести изменения в договор — вносим правки и при необходимости заново его согласовываем с коллегами.
Когда клиент соглашается на наше предложение мы понимаем по какой из схем расчетов будем работать дальше:
1. Предоплата 100% (1 счёт на Предоплату);
2. Рассрочка (2 или более счетов на Предоплату);
3. Постоплата 100% (1 счёт на Постоплату);
4. Комбинированный платёж (1 счёт на Предоплату, 1 счёт на Постоплату);
5. Комбинированный платёж с рассрочкой (2 или более счетов на Предоплату, 1 счёт на Постоплату).
*Предоплата — внесение Заказчиком оплаты до
получения товара.
*Постоплата — внесение Заказчиком оплаты после
получения товара в течение согласованного времени.
Необходима фиксация факта подписания Договора. Скан-копия подписанного Договора прикрепляется в карточку клиента. Технический директор или главный бухгалтер фиксирует наличие подписанной скан-копии договора.

7. Выставлен счёт на предоплату

Счёт на предоплату выставляется, если с клиентом согласованы условия предварительной оплаты заказа.
Менеджер отправляет письмо с счетом, указывает срок действия счёта на оплату. В течение срока действия счета менеджер должен взаимодействовать с клиентом на ежедневной основе, пока клиент не оплатит согласованную сумму.
Если клиент отказывается от сделки — указываем в системе в документе «Интерес» причину отклонения.
Если просит обновить счет — актуализируем дату счета и срок действия.
Если клиент оплатил необходимую сумму — приступаем к отгрузке заказа. Факт оплаты подтверждается документом «Поступление безналичных денежных средств», который вносит в систему Главный бухгалтер.

8. Отгрузка заказа

Заказ клиенту отгружается при условии наличия предоплаты или согласованной отгрузке в кредит (постоплата). При выполнении данных условий менеджер формирует в системе документ — «Реализация товаров и услуг» и документ «Счет- фактура», предварительно согласовав с клиентом дату и адрес доставки.
Сборку заказа осуществляют сотрудники склада, доставляет собственная служба логистики.
Если Постоплата не предусмотрена, сделка завершается при наличии подписанных документов (Реализация товаров и услуг» и «Счет-фактура»). В ином случае формируется счёт на оплату, отправляется Заказчику и указывается срок оплаты данного счёта согласно Договору.

9. Выставлен счёт на Постоплату

После выставления счета на постоплату, менеджер должен поставить себе задачу-напоминание позвонить за 5 дней, за 3 дня и за 1 день до окончания срока оплаты данного счёта согласно Договору.
Менеджер должен получить полную оплату заказа от клиента.
Факт оплаты подтверждается документом Поступление безналичных денежных средств, который вносит в систему Главный бухгалтер.
Сделка завершается при наличии подписанных документов (Реализация товаров и услуг» и «Счет-фактура») и полной оплаты заказа.